Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak FitClients przetwarza dane osobowe, gdy odwiedzasz fitclients.com, korzystasz z platformy FitClients jako trener lub z aplikacji mobilnej FitClients jako klient trenera. Opisuje również Twoje prawa dotyczące danych i sposób ich wykonywania.

1. Kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie opisane w tej polityce, z wyjątkiem przypadków wskazanych w sekcji 2, jest SIA FitClients (dalej „FitClients” lub „my”), spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowana w Republice Łotewskiej.

• Numer rejestracyjny: 40203729651
• Numer VAT: LV40203729651
• Adres siedziby: Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia
• Pytania dotyczące prywatności: developer@fitclients.com

Przetwarzając dane osobowe, FitClients przestrzega rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), a także innych obowiązujących przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych.

2. Kogo obejmuje ta polityka i jaka jest nasza rola

Z FitClients korzystają trzy grupy osób, a nasza rola w rozumieniu RODO nieco się różni w zależności od grupy.

Osoby odwiedzające stronę

Jeśli przeglądasz fitclients.com, przesyłasz formularz kontaktowy lub formularz prezentacji albo wchodzisz w interakcję z naszymi materiałami marketingowymi, FitClients jest administratorem tych danych.

Trenerzy

Trenerzy to trenerzy personalni i firmy świadczące usługi trenerskie, które wykupują subskrypcję platformy FitClients. FitClients jest administratorem danych dotyczących konta trenera, rozliczeń i korzystania z platformy.

Klienci trenerów

Klienci to osoby trenujące z trenerem i korzystające z aplikacji mobilnej FitClients. FitClients powstał po to, aby Twój trener mógł przeglądać i wykorzystywać rejestrowane przez Ciebie dane: profil, plany treningowe, dzienniki treningów i żywienia, wskaźniki zdrowotne, zdjęcia postępów i wiadomości są widoczne dla trenera połączonego z Twoim kontem.

W przypadku tych danych związanych z prowadzeniem treningów Twój trener decyduje, jak wykorzystuje je w Twoim treningu, i działa jako administrator danych, a FitClients przetwarza je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający. W przypadku danych niezbędnych do działania samej aplikacji – konta, zakupów w aplikacji, analityki aplikacji, bezpieczeństwa i przestrzegania prawa – FitClients działa jako niezależny administrator danych.

Jeśli masz pytania o sposób wykorzystywania danych przez trenera, skontaktuj się z nim bezpośrednio. Zawsze możesz też skontaktować się z nami: pomożemy Ci lub, w stosownych przypadkach, przekażemy Twoje żądanie trenerowi.

3. Jakie dane osobowe zbieramy

3.1 Osoby odwiedzające stronę

• Formularze. Gdy przesyłasz formularz kontaktowy, formularz prezentacji lub zapytania handlowego, zbieramy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, informacje o działalności trenerskiej, które zdecydujesz się udostępnić, np. liczbę aktywnych klientów, oraz Twoją wiadomość.
• Pliki cookie i śledzenie. Za Twoją zgodą zbieramy dane dotyczące użytkowania i reklam za pomocą plików cookie oraz podobnych technologii opisanych w sekcji 9.
• Logi serwera. Nasza infrastruktura hostingowa rejestruje dane techniczne, takie jak adresy IP, typy przeglądarek i żądane strony, w celu zapewnienia bezpieczeństwa i rozwiązywania problemów.

3.2 Trenerzy

• Dane konta i firmy. Imię i nazwisko, adres e-mail, hasło przechowywane w postaci skrótu, nazwa firmy, materiały marki, takie jak logo, oraz ustawienia.
• Dane rozliczeniowe. Subskrypcje trenerów są rozliczane przez Stripe. Otrzymujemy status subskrypcji, dane do faktury, kraj rozliczenia i numer VAT, jeśli ma zastosowanie. Pełne numery kart są obsługiwane przez Stripe i nigdy nie trafiają do systemów FitClients ani nie są w nich przechowywane.
• Treści. Programy treningowe, filmy z ćwiczeniami, plany żywieniowe i inne przesyłane materiały oraz wiadomości wymieniane z klientami.
• Kontakt z pomocą techniczną. Wiadomości wymieniane z nami przez e-mail lub platformę.

3.3 Klienci korzystający z aplikacji FitClients

• Konto i tożsamość. Adres e-mail, imię, zdjęcie profilowe, strefa czasowa, hasło przekształcane w skrót przed opuszczeniem urządzenia i przechowywane jako skrót na naszych serwerach oraz trener połączony z Twoim kontem. Jeśli logujesz się przez Google lub Apple, otrzymujemy Twój identyfikator użytkownika Google lub Apple, adres e-mail i imię.
• Ankieta początkowa. Płeć, wiek, wzrost, aktualna i docelowa masa ciała, cel treningowy, poziom aktywności, rodzaj diety, częstotliwość treningów i pożądana tygodniowa zmiana masy ciała. Wykorzystujemy te informacje do oszacowania zalecanego spożycia kalorii.
• Rejestrowane przez Ciebie dane dotyczące zdrowia i aktywności fizycznej. Historia masy ciała, spożycie wody, wpisy w dzienniku żywieniowym z opcjonalnymi zdjęciami posiłków, ukończone treningi, w tym czas trwania, szacunkowe kalorie i intensywność, zapisy siłowe dla poszczególnych ćwiczeń – powtórzenia i obciążenia – oraz wykonane nawyki.
• Dane z połączonych usług zdrowotnych. Za Twoją zgodą aplikacja odczytuje dane z Apple HealthKit: liczbę kroków, spaloną energię aktywną, tętno, tętno spoczynkowe, zmienność rytmu serca, VO2 max, treningi i analizę snu, lub z Android Health Connect: kroki, spalone kalorie, sesje ćwiczeń i sen. Dane są przesyłane na serwery FitClients, aby można je było wyświetlać na Twoich pulpitach i udostępniać trenerowi. Zasady dotyczące tych danych wyjaśnia sekcja 11.
• Zdjęcia, multimedia i głos. Przesyłane przez Ciebie zdjęcia postępów, zdjęcie profilowe, zdjęcia jedzenia do szacowania kalorii oraz wiadomości wymieniane z trenerem, w tym tekst, obrazy, filmy i nagrania głosowe.
• Skanowanie kodów kreskowych. Gdy skanujesz produkt spożywczy, numer kodu kreskowego służy do wyszukania produktu (zob. sekcja 5), a nazwa i marka produktu są zapisywane w Twoim dzienniku żywieniowym.
• Zakupy. Subskrypcje aplikacji kupuje się przez Apple App Store lub Google Play. Apple lub Google przetwarza płatność; otrzymujemy potwierdzenie lub token zakupu w celu weryfikacji subskrypcji. Nigdy nie otrzymujemy danych Twojej karty.
• Dane techniczne i dane o użytkowaniu. Zdarzenia w aplikacji, np. wyświetlone ekrany, dotknięte przyciski i metoda logowania, za pośrednictwem Google Firebase Analytics; raporty awarii i błędów obejmujące wersję aplikacji, system operacyjny i nieudane żądanie, za pośrednictwem Sentry; token powiadomień push; język urządzenia i strefa czasowa.

4. Dlaczego przetwarzamy dane i na jakiej podstawie prawnej

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy istnieje podstawa prawna zgodna z RODO. Poniższa tabela przedstawia nasze cele i odpowiadające im podstawy.

Purpose	Podstawa prawna
Creating and managing accounts, delivering the platform and app, and enabling coach–client messaging	Wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b
Processing health and fitness data for tracking, coaching, calorie estimation, and progress dashboards	Twoja wyraźna zgoda – art. 9 ust. 2 lit. a w związku z art. 6 ust. 1 lit. b
Analiza żywności z wykorzystaniem AI i wyszukiwanie produktów po kodach kreskowych	Wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b; zgoda, gdy jest wymagana
Subskrypcje, rozliczenia, fakturowanie i obsługa VAT	Performance of a contract – Article 6(1)(b); legal obligation – Article 6(1)(c), including the Latvian Accounting Law
Odpowiadanie na zapytania przesłane przez stronę	Steps prior to entering a contract – Article 6(1)(b); legitimate interests – Article 6(1)(f)
Pomiar i ulepszanie sposobu korzystania z aplikacji	Prawnie uzasadnione interesy – art. 6 ust. 1 lit. f
Analityka strony i pomiar reklam (pliki cookie)	Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a
Wysyłanie wiadomości e-mail dotyczących usług i transakcji	Wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i rozwiązywanie problemów	Prawnie uzasadnione interesy – art. 6 ust. 1 lit. f
Wypełnianie obowiązków prawnych i zgodnych z prawem żądań organów	Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c

Gdy opieramy się na prawnie uzasadnionych interesach, oceniamy, że nasz interes w prowadzeniu bezpiecznej, niezawodnej i stale ulepszanej usługi nie jest nadrzędny wobec Twoich praw i wolności. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na tej podstawie (zob. sekcja 10).

5. Funkcje AI i wyszukiwanie po kodach kreskowych

Analiza zdjęć i opisów jedzenia. Gdy fotografujesz posiłek lub opisujesz go w dzienniku żywieniowym, obraz lub tekst jest wysyłany z naszych serwerów do OpenAI, które zwraca szacunkowy skład odżywczy. Zgodnie z naszą umową z OpenAI dane te nie służą do trenowania modeli OpenAI.

Wyszukiwanie po kodach kreskowych. Gdy skanujesz kod kreskowy produktu, jego numer jest wysyłany do OpenFoodFacts i UPCitemdb w celu identyfikacji produktu. Usługom tym udostępniamy wyłącznie numer kodu kreskowego.

Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji. FitClients nie podejmuje wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Szacunki kalorii i wartości odżywczych mają charakter informacyjny, a trener może w każdej chwili sprawdzić i zmienić Twój plan.

6. Kto otrzymuje Twoje dane

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych osobowych brokerom danych. Poza Twoim trenerem – głównym odbiorcą, wokół którego zbudowano usługę – udostępniamy dane osobowe wyłącznie usługodawcom pomagającym nam prowadzić FitClients, na podstawie umów ograniczających sposób ich wykorzystywania.

Recipient	Purpose	Location
Twój trener	Coaching – sees your profile, plans, logs, health metrics, progress photos, and messages	Lokalizacja trenera
Amazon Web Services	Hosting i przechowywanie multimediów	UE (Irlandia)
Google (Firebase)	Analityka aplikacji, logowanie i powiadomienia push	UE / USA
Google (Analytics i Ads)	Analityka strony i pomiar reklam (pliki cookie)	UE / USA
Meta Platforms	Pomiar reklam na stronie (Meta Pixel)	UE / USA
Stripe	Płatności za subskrypcje trenerów i obsługa VAT w UE	UE / USA
Apple i Google	Logowanie i zakupy w aplikacji mobilnej	UE / USA
OpenAI	Analiza zdjęć i opisów jedzenia. Gdy fotografujesz posiłek lub opisujesz go w dzienniku żywieniowym, obraz lub tekst jest wysyłany z naszych serwerów do OpenAI, które zwraca szacunkowy skład odżywczy. Zgodnie z naszą umową z OpenAI dane te nie służą do trenowania modeli OpenAI.	USA
OpenFoodFacts i UPCitemdb	Wyszukiwanie produktów po kodach kreskowych	UE (Francja) / USA
Sentry (Functional Software)	Raportowanie awarii i błędów	USA
Twilio SendGrid	Dostarczanie transakcyjnych wiadomości e-mail	USA

Możemy też ujawniać dane osobowe doradcom zawodowym, sądom i organom publicznym, gdy wymaga tego prawo lub gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Jeśli FitClients uczestniczy w fuzji, przejęciu lub sprzedaży aktywów, dane osobowe mogą zostać przekazane w ramach transakcji z zachowaniem tej polityki.

7. Międzynarodowe przekazywanie danych

Nasze serwery i magazyn multimediów znajdują się w Unii Europejskiej (AWS, Irlandia). Niektórzy usługodawcy wymienieni w sekcji 6 przetwarzają dane w Stanach Zjednoczonych, w tym Google, Meta Platforms, OpenAI, Sentry, Twilio SendGrid, UPCitemdb, Apple oraz amerykańskie podmioty Stripe.

Gdy dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, korzystamy z zabezpieczeń uznanych przez RODO: decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, np. Ram ochrony danych UE–USA, jeśli odbiorca jest certyfikowany, lub standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej wraz z dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne. Kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem developer@fitclients.com.

8. Jak długo przechowujemy dane osobowe

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów opisanych w tej polityce lub wymagane przez prawo.

Dane z połączonych usług zdrowotnych. Za Twoją zgodą aplikacja odczytuje dane z Apple HealthKit: liczbę kroków, spaloną energię aktywną, tętno, tętno spoczynkowe, zmienność rytmu serca, VO2 max, treningi i analizę snu, lub z Android Health Connect: kroki, spalone kalorie, sesje ćwiczeń i sen. Dane są przesyłane na serwery FitClients, aby można je było wyświetlać na Twoich pulpitach i udostępniać trenerowi. Zasady dotyczące tych danych wyjaśnia sekcja 11.	Okres przechowywania
Dane konta i profilu (trenerzy i klienci)	While your account is active, then deleted within 30 days of account deletion
Dzienniki zdrowia i aktywności, zdjęcia postępów, historia czatu i multimedia	Przez okres aktywności konta; usuwane w ramach usunięcia konta
Kopie zapasowe	Nadpisywane lub trwale usuwane w ciągu 90 dni od usunięcia
Zapytania na stronie (formularze kontaktowe i prezentacji)	Do 2 lat od ostatniej wymiany wiadomości
Faktury i dokumentacja księgowa	5 lat, zgodnie z łotewską ustawą o rachunkowości
Dane analityczne strony (Google Analytics)	Do 14 miesięcy
Raporty awarii i błędów (Sentry)	90 dni

Ustalając okresy przechowywania, stosujemy następujące kryteria: jak długo dane są potrzebne do wykonania umowy z Tobą, jak długo obowiązuje wynikający z przepisów obowiązek przechowywania oraz jak długo pozostaje ważna zgoda, gdy stanowi ona podstawę prawną i nie ma innej podstawy.

9. Pliki cookie i śledzenie na stronie

Pliki cookie to niewielkie pliki umieszczane na urządzeniu podczas odwiedzania strony. Na fitclients.com używamy własnych plików cookie oraz plików podmiotów trzecich. Pliki cookie inne niż niezbędne są ustawiane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookie, gdzie w każdej chwili możesz zmienić lub wycofać swój wybór.

Category	Działanie	Basis
Niezbędne	Keeps the site working – sessions, security, form submission, and remembering your cookie choices	Nie opierają się na zgodzie; są niezbędne do działania strony
Analityczne	Google Analytics 4 measures visits, traffic sources, and how pages are used, in aggregated form. IP addresses are used briefly to derive approximate location and are not logged or stored by Google Analytics 4.	Zgoda
Pomiar reklam na stronie (Meta Pixel)	The Meta Pixel measures conversions from Meta ads and supports audience building. Google Ads tags measure conversions and enable remarketing.	Zgoda

W odniesieniu do danych zbieranych i przesyłanych przez Meta Pixel FitClients i Meta Platforms Ireland Limited działają jako współadministratorzy na etapie zbierania i przesyłania; Meta odpowiada niezależnie za dalsze przetwarzanie, jak opisano w Polityce prywatności Meta.

Plikami cookie możesz zarządzać na kilka sposobów: przez nasz baner cookie, ustawienia przeglądarki, dodatek blokujący Google Analytics, ustawienia Google Ads, preferencje reklam Meta oraz youronlinechoices.eu. Ogólne informacje o plikach cookie znajdziesz na aboutcookies.org.

Aplikacja mobilna FitClients nie wyświetla reklam i nie używa plików cookie. Analitykę aplikacji opisano w sekcjach 3.3 i 4.

10. Twoje prawa

Te prawa przysługują każdej osobie fizycznej, której dane osobowe przetwarza FitClients, niezależnie od sposobu ich przekazania – na stronie, w aplikacji, e-mailem czy inaczej. Na mocy RODO masz prawo:

• bezpłatnie uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i informacje o ich przetwarzaniu;
• żądać sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych – większość danych profilu i dzienników można edytować bezpośrednio w aplikacji;
• żądać usunięcia swoich danych, wtym przez usunięcie konta w aplikacji opisane w sekcji 13;
• żądać  ograniczenia przetwarzania w sytuacjach określonych w art. 18 RODO;
• otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i żądać ich przesłania innemuadministratorowi (przenoszeniedanych);
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach;
• wycofać zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Sposób dotyczący danych zdrowotnych opisuje sekcja 11.

Aby skorzystać z tych developer@fitclients.compraw, napisz na . Przed udostępnieniem danych osobowych zweryfikujemy Twoją tożsamość, aby informacje nie trafiły do innej osoby. Odpowiadamy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeśli jest ono skomplikowane lub otrzymujemy wiele żądań, możemy przedłużyć termin o maksymalnie 2 kolejne miesiące, informując Cię o tym w pierwszym miesiącu.

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – na Łotwie jest to Państwowa Inspekcja Danych (Datu valsts inspekcija, dvi.gov.lv) – lub organu nadzorczego w państwie członkowskim UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.

11. Dane zdrowotne i połączone usługi

Duża część danych opisanych w sekcji 3.3 – masa ciała, dzienniki żywieniowe, dzienniki treningowe, tętno, sen i zdjęcia postępów – to dane dotyczące zdrowia, stanowiące szczególną kategorię danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO. Przetwarzamy je wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą udzieloną w aplikacji i tylko w celu zapewnienia opisanych w tej polityce funkcji monitorowania, prowadzenia treningów i szacowania.

Połączenie Apple HealthKit lub Android Health Connect jest opcjonalne. Jeśli je połączysz, typy danych wymienione w sekcji 3.3 zostaną przesłane na serwery FitClients, aby mogły pojawić się na Twoich pulpitach i być widoczne dla trenera. Nie wykorzystujemy danych z Apple HealthKit ani Android Health Connect do reklam, marketingu ani eksploracji danych opartej na użytkowaniu; nie sprzedajemy ich i nie udostępniamy osobom trzecim poza Twoim trenerem oraz wymienionymi w sekcji 6 podmiotami przetwarzającymi działającymi na nasze polecenie.

Możesz wycofać zgodę w każdej chwili: wyłącz dostęp HealthKit w Ustawieniach iPhone’a w sekcji Prywatność i ochrona → Zdrowie, zarządzaj uprawnieniami w aplikacji Health Connect na Androidzie lub przestań rejestrować dane w FitClients. Możesz też usuwać pojedyncze wpisy w aplikacji albo całe konto (sekcja 13).

12. Dzieci

FitClients nie jest przeznaczony dla dzieci. Aby utworzyć konto FitClients, musisz mieć co najmniej 16 lat. Nie zbieramy świadomie danych osobowych osób poniżej 16. roku życia. Jeśli uważasz, że dziecko przekazało nam dane osobowe, napisz na developer@fitclients.com, a je usuniemy.

13. Usunięcie konta

Klienci mogą usunąć konto bezpośrednio w aplikacji FitClients w sekcji Ustawienia → Usuń konto. Usunięcie konta powoduje usunięcie profilu, dzienników zdrowia i aktywności, zdjęć postępów, historii czatu i przesłanych multimediów z naszych systemów produkcyjnych w ciągu 30 dni; kopie zapasowe są trwale usuwane w ciągu 90 dni. Trenerzy mogą zażądać usunięcia konta i przestrzeni roboczej, pisząc na . developer@fitclients.comZarówno klienci, jak i trenerzy mogą też złożyć żądanie na naszej stronie usuwania konta.

Niektóre dokumenty przechowujemy dłużej, gdy wymaga tego prawo, np. faktury i dokumentację księgową zgodnie z okresami przechowywania w sekcji 8.

14. Jak chronimy dane

Chronimy dane osobowe środkami technicznymi i organizacyjnymi odpowiednimi do ryzyka, uwzględniając stan wiedzy technicznej i charakter przetwarzanych danych. Cały ruch między aplikacją, stroną a naszymi serwerami jest szyfrowany podczas przesyłania. Dostęp do systemów jest uwierzytelniany podpisanymi tokenami; hasła są przechowywane w postaci skrótów i dodatkowo przekształcane w skrót przed opuszczeniem urządzenia; na urządzeniu dane logowania są przechowywane w bezpiecznym pęku kluczy systemu operacyjnego. Dane i multimedia są hostowane w AWS w Unii Europejskiej, a dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby, które potrzebują go do świadczenia usługi.

Żadna metoda przesyłania lub przechowywania nie jest całkowicie bezpieczna. Jeśli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw i wolności, powiadomimy Cię bezpośrednio, o ile to możliwe, opublikujemy informację na naszej stronie i zgłosimy naruszenie organowi nadzorczemu zgodnie z RODO.

15. Zmiany tej polityki

Możemy okresowo zmieniać tę Politykę prywatności, aby odzwierciedlała zmiany naszych praktyk, funkcji lub wymogów prawnych. Aktualna wersja z datą „Ostatnia aktualizacja” jest zawsze publikowana na tej stronie. Jeśli zmiana istotnie wpłynie na przetwarzanie Twoich danych osobowych, poinformujemy Cię o niej w aplikacji, e-mailem lub innym odpowiednim kanałem przed jej wejściem w życie.

16. Kontakt

Jeśli masz pytania lub uwagi dotyczące tej polityki albo przetwarzania Twoich danych osobowych, napisz na lub na developer@fitclients.com adres pocztowy SIA FitClients, Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia. Terminy odpowiedzi na żądania dotyczące prywatności opisano w sekcji 10.