Această Politică de confidențialitate explică modul în care FitClients prelucrează datele personale când vizitezi fitclients.com, când folosești platforma FitClients ca antrenor și când folosești aplicația mobilă FitClients ca client al unui antrenor. De asemenea, descrie drepturile tale privind datele și modul în care le poți exercita.

1. Cine suntem și cum ne poți contacta

Operatorul responsabil pentru prelucrarea descrisă în această politică, cu excepția cazurilor în care secțiunea 2 prevede altfel, este SIA FitClients (denumită „FitClients” sau „noi”), o societate cu răspundere limitată înregistrată în Republica Letonia.

• Număr de înregistrare: 40203729651
• Cod de TVA: LV40203729651
• Sediu social: Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia
• Întrebări privind confidențialitatea: developer@fitclients.com

La prelucrarea datelor personale, FitClients respectă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („RGPD”), precum și alte legi aplicabile în domeniul confidențialității și protecției datelor.

2. Cui i se aplică această politică și care este rolul nostru

FitClients este utilizat de trei grupuri de persoane, iar rolurile noastre în sensul RGPD diferă ușor între acestea.

Vizitatorii site-ului

Dacă navighezi pe fitclients.com, trimiți un formular de contact sau de solicitare a unei demonstrații ori interacționezi cu materialele noastre de marketing, FitClients este operatorul acelor date.

Antrenori

Antrenorii sunt antrenori personali și firme care oferă servicii de antrenament și au un abonament la platforma FitClients. Pentru datele contului de antrenor, datele de facturare și cele de utilizare, FitClients este operatorul.

Clienții antrenorilor

Clienții sunt persoanele care se antrenează cu un antrenor și folosesc aplicația mobilă FitClients. FitClients a fost creat pentru ca antrenorul tău să poată vedea și utiliza datele pe care le înregistrezi: profilul, planurile de antrenament, jurnalele de antrenament și nutriție, indicatorii de sănătate, fotografiile de progres și mesajele sunt vizibile pentru antrenorul la care ești conectat.

Pentru aceste date de antrenament, antrenorul tău decide cum sunt utilizate în pregătirea ta și acționează ca operator, iar FitClients le prelucrează în numele său, ca persoană împuternicită de operator. Pentru datele necesare funcționării aplicației în sine – contul tău, achizițiile în aplicație, analiza utilizării, securitatea și respectarea legii – FitClients acționează ca operator independent.

Dacă ai întrebări despre modul în care antrenorul îți utilizează datele, contactează-l direct. Ne poți contacta oricând și pe noi: te vom ajuta sau vom transmite solicitarea antrenorului, după caz.

3. Datele personale pe care le colectăm

3.1 Vizitatorii site-ului

• Formulare. Când trimiți un formular de contact, de demonstrație sau de vânzări, colectăm numele, adresa de e-mail, detaliile pe care alegi să le oferi despre afacerea ta de antrenorat, de exemplu numărul de clienți activi, și mesajul tău.
• Cookie-uri și urmărire. Cu consimțământul tău, colectăm date de utilizare și publicitate prin cookie-uri și tehnologii similare, descrise în secțiunea 9.
• Jurnalele serverelor. Infrastructura noastră de găzduire înregistrează date tehnice, precum adrese IP, tipuri de browsere și pagini solicitate, pentru securitate și depanare.

3.2 Antrenori

• Datele contului și ale afacerii. Numele, adresa de e-mail, parola stocată sub formă de hash, denumirea firmei, elemente de identitate vizuală, precum sigla, și setările.
• Date de facturare. Abonamentele antrenorilor sunt facturate prin Stripe. Primim starea abonamentului, datele de facturare, țara de facturare și codul de TVA, dacă este cazul. Numerele complete ale cardurilor sunt gestionate de Stripe și nu ajung niciodată în sistemele FitClients și nu sunt stocate acolo.
• Conținut. Programe de antrenament, videoclipuri cu exerciții, planuri alimentare și alte materiale încărcate, precum și mesajele schimbate cu clienții.
• Comunicări cu serviciul de asistență. Mesajele pe care le schimbi cu noi prin e-mail sau prin platformă.

3.3 Clienții care folosesc aplicația FitClients

• Cont și identitate. Adresa de e-mail, prenumele, fotografia de profil, fusul orar, parola convertită în hash înainte de a părăsi dispozitivul și stocată ca hash pe serverele noastre, precum și antrenorul la care este conectat contul. Dacă te autentifici cu Google sau Apple, primim ID-ul tău de utilizator Google sau Apple, adresa de e-mail și prenumele.
• Chestionarul inițial. Genul, vârsta, înălțimea, greutatea actuală și cea dorită, obiectivul de fitness, nivelul de activitate, tipul de dietă, frecvența antrenamentelor și schimbarea săptămânală dorită a greutății. Le folosim pentru a estima aportul caloric recomandat.
• Datele de sănătate și fitness pe care le înregistrezi. Istoricul greutății corporale, consumul de apă, înregistrările din jurnalul alimentar cu fotografii opționale ale alimentelor, antrenamentele finalizate, inclusiv durata, caloriile estimate și intensitatea, înregistrările de forță pentru fiecare exercițiu – repetări și greutăți – și obiceiurile îndeplinite.
• Date din serviciile de sănătate conectate. Cu permisiunea ta, aplicația citește date din Apple HealthKit: numărul de pași, energia activă consumată, ritmul cardiac, ritmul cardiac în repaus, variabilitatea ritmului cardiac, VO2 max, antrenamentele și analiza somnului; sau din Android Health Connect: pași, calorii arse, sesiuni de exerciții și somn. Aceste date sunt încărcate pe serverele FitClients pentru a fi afișate în panourile tale și partajate cu antrenorul. Secțiunea 11 explică regulile aplicate acestor date.
• Fotografii, fișiere media și voce. Fotografiile de progres pe care le încarci, fotografia de profil, fotografiile alimentelor pentru estimarea caloriilor și mesajele schimbate cu antrenorul, inclusiv texte, imagini, videoclipuri și înregistrări vocale.
• Scanarea codurilor de bare. Când scanezi un produs alimentar, numărul codului de bare este folosit pentru căutarea produsului (vezi secțiunea 5), iar numele și marca produsului sunt salvate în jurnalul alimentar.
• Achiziții. Abonamentele aplicației sunt cumpărate prin Apple App Store sau Google Play. Apple sau Google procesează plata; primim o chitanță sau un token de achiziție pentru a verifica abonamentul. Nu primim niciodată datele cardului tău.
• Date tehnice și de utilizare. Evenimente de utilizare, precum ecrane vizualizate, butoane apăsate și metoda de autentificare, prin Google Firebase Analytics; rapoarte de blocare și eroare, inclusiv versiunea aplicației, sistemul de operare și cererea care a eșuat, prin Sentry; tokenul tău pentru notificări push; limba și fusul orar ale dispozitivului.

4. De ce prelucrăm date și în baza cărui temei juridic

Prelucrăm date personale numai dacă există un temei juridic prevăzut de RGPD. Tabelul de mai jos rezumă scopurile noastre și temeiurile corespunzătoare.

Purpose	Temei juridic
Creating and managing accounts, delivering the platform and app, and enabling coach–client messaging	Executarea unui contract – articolul 6 alineatul (1) litera (b)
Processing health and fitness data for tracking, coaching, calorie estimation, and progress dashboards	Consimțământul tău explicit – articolul 9 alineatul (2) litera (a), împreună cu articolul 6 alineatul (1) litera (b)
Analiza alimentelor cu IA și căutarea produselor după codul de bare	Executarea unui contract – articolul 6 alineatul (1) litera (b); consimțământ, când este necesar
Abonamente, plăți, facturare și gestionarea TVA	Performance of a contract – Article 6(1)(b); legal obligation – Article 6(1)(c), including the Latvian Accounting Law
Răspunsuri la întrebările trimise pe site	Steps prior to entering a contract – Article 6(1)(b); legitimate interests – Article 6(1)(f)
Măsurarea și îmbunătățirea modului de utilizare a aplicației	Interese legitime – articolul 6 alineatul (1) litera (f)
Analiza site-ului și măsurarea publicității (cookie-uri)	Consimțământul tău – articolul 6 alineatul (1) litera (a)
Trimiterea e-mailurilor de serviciu și tranzacționale	Executarea unui contract – articolul 6 alineatul (1) litera (b)
Securitate, prevenirea abuzurilor și depanare	Interese legitime – articolul 6 alineatul (1) litera (f)
Respectarea obligațiilor legale și a solicitărilor legale ale autorităților	Obligație legală – articolul 6 alineatul (1) litera (c)

Când ne bazăm pe interese legitime, am evaluat că interesul nostru de a opera un serviciu sigur, fiabil și în continuă îmbunătățire nu prevalează asupra drepturilor și libertăților tale. Te poți opune oricând prelucrării bazate pe interese legitime (vezi secțiunea 10).

5. Funcții IA și căutări după codul de bare

Analiza fotografiilor și descrierilor alimentelor. Când fotografiezi o masă sau o descrii în jurnalul alimentar, imaginea ori textul este trimis de pe serverele noastre către OpenAI, care returnează o estimare a compoziției nutriționale. Conform acordului nostru cu OpenAI, aceste date nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor OpenAI.

Căutări după codul de bare. Când scanezi codul de bare al unui produs, numărul este trimis către OpenFoodFacts și UPCitemdb pentru identificarea produsului. Cu aceste servicii este partajat doar numărul codului de bare.

Fără decizii automatizate. FitClients nu ia decizii automatizate despre tine care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative. Estimările calorice și nutriționale sunt informative, iar antrenorul tău poate verifica și ajusta planul oricând.

6. Cine primește datele tale

Nu vindem și nu partajăm date personale cu brokeri de date. În afară de antrenorul tău, destinatarul principal în jurul căruia este construit serviciul, partajăm date personale numai cu furnizorii care ne ajută să operăm FitClients, în baza unor contracte care limitează utilizarea datelor.

Recipient	Purpose	Location
Antrenorul tău	Coaching – sees your profile, plans, logs, health metrics, progress photos, and messages	Locația antrenorului
Amazon Web Services	Găzduire și stocare de fișiere media	UE (Irlanda)
Google (Firebase)	Analiza aplicației, autentificare și notificări push	UE / SUA
Google (Analytics și Ads)	Analiza site-ului și măsurarea publicității (cookie-uri)	UE / SUA
Meta Platforms	Măsurarea publicității pe site (Meta Pixel)	UE / SUA
Stripe	Plăți pentru abonamentele antrenorilor și gestionarea TVA în UE	UE / SUA
Apple și Google	Autentificare și achiziții în aplicația mobilă	UE / SUA
OpenAI	Analiza fotografiilor și descrierilor alimentelor. Când fotografiezi o masă sau o descrii în jurnalul alimentar, imaginea ori textul este trimis de pe serverele noastre către OpenAI, care returnează o estimare a compoziției nutriționale. Conform acordului nostru cu OpenAI, aceste date nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor OpenAI.	SUA
OpenFoodFacts și UPCitemdb	Căutarea produselor după codul de bare	UE (Franța) / SUA
Sentry (Functional Software)	Raportarea blocărilor și erorilor	SUA
Twilio SendGrid	Livrarea e-mailurilor tranzacționale	SUA

Putem divulga date personale și consilierilor profesioniști, instanțelor și autorităților publice, atunci când legea o cere sau când este necesar pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi în justiție. Dacă FitClients participă la o fuziune, achiziție sau vânzare de active, datele personale pot fi transferate în cadrul tranzacției, cu respectarea acestei politici.

7. Transferuri internaționale de date

Serverele și spațiul nostru de stocare media sunt în Uniunea Europeană (AWS, Irlanda). Unii furnizori din secțiunea 6 prelucrează date în Statele Unite, inclusiv Google, Meta Platforms, OpenAI, Sentry, Twilio SendGrid, UPCitemdb, Apple și entitățile Stripe din SUA.

Când datele personale sunt transferate în afara Spațiului Economic European, folosim garanții recunoscute de RGPD: o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, precum Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, dacă destinatarul este certificat, sau clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, împreună cu măsuri suplimentare când este necesar. Poți solicita o copie a garanțiilor relevante contactându-ne la developer@fitclients.com.

8. Cât timp păstrăm datele personale

Păstrăm datele personale numai atât timp cât este necesar pentru scopurile descrise în această politică sau cât impune legea.

Date din serviciile de sănătate conectate. Cu permisiunea ta, aplicația citește date din Apple HealthKit: numărul de pași, energia activă consumată, ritmul cardiac, ritmul cardiac în repaus, variabilitatea ritmului cardiac, VO2 max, antrenamentele și analiza somnului; sau din Android Health Connect: pași, calorii arse, sesiuni de exerciții și somn. Aceste date sunt încărcate pe serverele FitClients pentru a fi afișate în panourile tale și partajate cu antrenorul. Secțiunea 11 explică regulile aplicate acestor date.	Perioadă de păstrare
Datele contului și profilului (antrenori și clienți)	While your account is active, then deleted within 30 days of account deletion
Jurnale de sănătate și fitness, fotografii de progres, istoric de chat și fișiere media	Cât timp contul este activ; eliminate odată cu ștergerea contului
Copii de rezervă	Suprascrise sau eliminate definitiv în cel mult 90 de zile de la ștergere
Solicitări pe site (formulare de contact și demonstrație)	Până la 2 ani de la ultimul schimb de mesaje
Facturi și documente contabile	5 ani, conform Legii contabilității din Letonia
Date de analiză a site-ului (Google Analytics)	Până la 14 luni
Rapoarte de blocare și eroare (Sentry)	90 de zile

Pentru a stabili perioadele de păstrare, folosim următoarele criterii: cât timp sunt necesare datele pentru executarea contractului cu tine, cât timp se aplică o obligație de stocare prevăzută de legi și reglementări și cât timp rămâne valabil consimțământul, dacă acesta este temeiul juridic și nu se aplică altul.

9. Cookie-uri și urmărirea pe site

Cookie-urile sunt fișiere mici plasate pe dispozitiv când vizitezi un site. Pe fitclients.com folosim atât cookie-uri proprii, cât și de la terți. Cookie-urile neesențiale sunt setate doar după ce îți dai consimțământul în bannerul de cookie-uri, unde îți poți modifica sau retrage oricând opțiunea.

Category	Ce face	Basis
Esențiale	Keeps the site working – sessions, security, form submission, and remembering your cookie choices	Nu se bazează pe consimțământ; necesare pentru funcționarea site-ului
Analiză	Google Analytics 4 measures visits, traffic sources, and how pages are used, in aggregated form. IP addresses are used briefly to derive approximate location and are not logged or stored by Google Analytics 4.	Consimțământ
Măsurarea publicității pe site (Meta Pixel)	The Meta Pixel measures conversions from Meta ads and supports audience building. Google Ads tags measure conversions and enable remarketing.	Consimțământ

Pentru datele colectate și transmise prin Meta Pixel, FitClients și Meta Platforms Ireland Limited acționează ca operatori asociați în etapa de colectare și transmitere; Meta răspunde independent pentru prelucrarea ulterioară, conform Politicii de confidențialitate Meta.

Poți controla cookie-urile în mai multe moduri: prin bannerul nostru, în setările browserului, cu extensia de dezactivare Google Analytics, în setările Google Ads, în preferințele pentru reclame Meta și pe youronlinechoices.eu. Informații generale despre cookie-uri sunt disponibile pe aboutcookies.org.

Aplicația mobilă FitClients nu afișează reclame și nu folosește cookie-uri. Analiza aplicației este descrisă în secțiunile 3.3 și 4.

10. Drepturile tale

Aceste drepturi se aplică oricărei persoane fizice ale cărei date personale sunt prelucrate de FitClients, indiferent de modul în care au fost furnizate – pe site, în aplicație, prin e-mail sau altfel. În baza RGPD, ai dreptul:

• să accesezi gratuit datele tale personale și să primești informații despre prelucrarea lor;
• să obții rectificarea datelor inexacte sau incomplete – majoritatea datelor de profil și din jurnale pot fi editate direct în aplicație;
• să obții ștergerea datelor, inclusiv prin ștergerea contului în aplicație descrisă în secțiunea 13;
• să restricționezi prelucrarea în situațiile prevăzute la articolul 18 din RGPD;
• să primești datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și să obții transmiterea lor către altoperator (portabilitateadatelor);
• să te opui prelucrării bazate pe interesele noastre legitime;
• să retragi consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Pentru datele de sănătate, secțiunea 11 explică modul.

Pentru a exercita aceste drepturi, developer@fitclients.comscrie la . Îți vom verifica identitatea înainte de a furniza datele personale, pentru ca informațiile tale să nu fie divulgate altcuiva. Răspundem în termen de o lună de la primirea solicitării. Dacă solicitarea este complexă sau primim multe solicitări, putem prelungi termenul cu încă cel mult 2 luni și te vom informa despre prelungire în prima lună.

Ai și dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere – în Letonia, Inspectoratul de Stat pentru Date (Datu valsts inspekcija, dvi.gov.lv) – sau la autoritatea din statul membru UE în care locuiești sau lucrezi.

11. Date de sănătate și servicii conectate

O mare parte din datele descrise în secțiunea 3.3 – greutatea corporală, jurnalele alimentare, jurnalele de antrenament, ritmul cardiac, somnul și fotografiile de progres – sunt date de sănătate, o categorie specială de date personale conform articolului 9 din RGPD. Le prelucrăm numai cu consimțământul tău explicit, dat în aplicație, și doar pentru funcțiile de monitorizare, antrenorat și estimare descrise în această politică.

Conectarea Apple HealthKit sau Android Health Connect este opțională. Dacă le conectezi, tipurile de date din secțiunea 3.3 sunt încărcate pe serverele FitClients pentru a apărea în panourile tale și a fi vizibile pentru antrenor. Nu folosim datele obținute din Apple HealthKit sau Android Health Connect pentru publicitate, marketing sau extragere de date bazată pe utilizare; nu le vindem și nu le partajăm cu terți, în afară de antrenorul tău și persoanele împuternicite din secțiunea 6 care acționează conform instrucțiunilor noastre.

Îți poți retrage consimțământul oricând: deconectează accesul HealthKit în Configurările iPhone-ului, la Intimitate și securitate → Sănătate, gestionează permisiunile în aplicația Health Connect pe Android sau nu mai înregistra date în FitClients. Poți șterge și înregistrări individuale din aplicație sau întregul cont (secțiunea 13).

12. Copii

FitClients nu este destinat copiilor. Trebuie să ai cel puțin 16 ani pentru a crea un cont FitClients. Nu colectăm cu bună știință date personale de la persoane sub 16 ani. Dacă crezi că un copil ne-a furnizat date personale, contactează-ne la , developer@fitclients.comiar noi le vom șterge.

13. Ștergerea contului

Clienții își pot șterge contul direct în aplicația FitClients, la Setări → Șterge contul. Ștergerea contului elimină profilul, jurnalele de sănătate și fitness, fotografiile de progres, istoricul de chat și fișierele media încărcate din sistemele noastre de producție în cel mult 30 de zile; copiile de rezervă sunt eliminate definitiv în cel mult 90 de zile. Antrenorii pot solicita ștergerea contului și a spațiului de lucru scriind developer@fitclients.comla . Atât clienții, cât și antrenorii pot trimite o solicitare și pe pagina noastră de ștergere a contului.

Unele documente sunt păstrate mai mult dacă legea o cere, de exemplu facturile și documentele contabile, conform perioadelor de păstrare din secțiunea 8.

14. Cum protejăm datele

Protejăm datele personale prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, ținând cont de stadiul tehnologiei și de natura datelor prelucrate. Tot traficul dintre aplicație, site și serverele noastre este criptat în tranzit. Accesul la sisteme este autentificat prin tokenuri semnate; parolele sunt stocate sub formă de hash și convertite suplimentar în hash înainte de a părăsi dispozitivul; pe dispozitiv, datele de autentificare sunt păstrate în portcheiul securizat al sistemului de operare. Datele și fișierele media sunt găzduite la AWS în Uniunea Europeană, iar accesul la date personale este limitat la personalul autorizat care are nevoie de ele pentru operarea serviciului.

Nicio metodă de transmitere sau stocare nu este complet sigură. Dacă o încălcare a securității datelor personale poate genera un risc ridicat pentru drepturile și libertățile tale, te vom informa direct când este posibil, vom publica informația pe site și vom notifica autoritatea de supraveghere, conform RGPD.

15. Modificări ale acestei politici

Putem revizui periodic această Politică de confidențialitate pentru a reflecta schimbări ale practicilor, funcțiilor sau cerințelor legale. Versiunea actuală, cu data „Ultima actualizare”, este publicată mereu pe această pagină. Dacă o schimbare afectează semnificativ prelucrarea datelor tale personale, te vom informa prin aplicație, e-mail sau alt canal adecvat înainte de intrarea în vigoare.

16. Contact

Dacă ai întrebări sau comentarii despre această politică ori despre prelucrarea datelor tale personale, contactează-ne la sau prin developer@fitclients.com poștă la SIA FitClients, Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia. Secțiunea 10 descrie termenele noastre de răspuns la solicitările privind confidențialitatea.