Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie FitClients personenbezogene Daten verarbeitet, wenn du fitclients.com besuchst, die FitClients-Plattform als Coach oder die mobile FitClients-App als Kunde eines Coaches nutzt. Sie beschreibt außerdem deine Rechte an deinen Daten und wie du sie ausüben kannst.

1. Wer wir sind und wie du uns erreichst

Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung, sofern Abschnitt 2 nichts anderes bestimmt, ist SIA FitClients („FitClients“, „wir“ oder „uns“), eine in der Republik Lettland eingetragene Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

• Registrierungsnummer: 40203729651
• Umsatzsteuer-ID: LV40203729651
• Geschäftsanschrift: Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia
• Datenschutzanfragen: developer@fitclients.com

FitClients beachtet bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr („DSGVO“) sowie weitere geltende Datenschutzvorschriften.

2. Für wen diese Erklärung gilt und unsere Rolle

FitClients wird von drei Personengruppen genutzt. Unsere datenschutzrechtlichen Rollen unterscheiden sich dabei leicht.

Websitebesucher

Wenn du fitclients.com besuchst, ein Kontakt- oder Demoformular absendest oder mit unserem Marketing interagierst, ist FitClients Verantwortlicher für diese Daten.

Coaches

Coaches sind Personal Trainer und Coaching-Unternehmen, die die FitClients-Plattform abonnieren. Für Daten zum Coach-Konto, zur Abrechnung und zur Nutzung ist FitClients Verantwortlicher.

Kunden von Coaches

Kunden sind Personen, die mit einem Coach trainieren und die mobile FitClients-App nutzen. FitClients ermöglicht deinem Coach, deine erfassten Daten einzusehen und damit zu arbeiten. Dein Profil, Trainingspläne, Trainings- und Ernährungsprotokolle, Gesundheitswerte, Fortschrittsfotos und Nachrichten sind für den mit dir verbundenen Coach sichtbar.

Bei diesen Coaching-Daten entscheidet dein Coach über ihre Nutzung im Training und handelt als Verantwortlicher. FitClients verarbeitet sie in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Für Daten, die zum Betrieb der App selbst erforderlich sind – Konto, In-App-Käufe, App-Analysen, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – handelt FitClients als eigenständiger Verantwortlicher.

Fragen zur Datennutzung durch deinen Coach richtest du bitte direkt an ihn. Du kannst uns jederzeit kontaktieren. Wir helfen dir oder leiten deine Anfrage gegebenenfalls an deinen Coach weiter.

3. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

3.1 Websitebesucher

• Formulare. Bei Kontakt-, Demo- oder Vertriebsanfragen erheben wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, die von dir mitgeteilten Informationen zu deinem Coaching-Unternehmen, etwa die Anzahl aktiver Kunden, sowie deine Nachricht.
• Cookies und Tracking. Mit deiner Einwilligung erheben wir Nutzungs- und Werbedaten durch Cookies und ähnliche Technologien, wie in Abschnitt 9 beschrieben.
• Serverprotokolle. Unsere Hosting-Infrastruktur erfasst technische Daten wie IP-Adressen, Browsertypen und aufgerufene Seiten für Sicherheit und Fehlerbehebung.

3.2 Coaches

• Konto- und Unternehmensdaten. Name, E-Mail-Adresse, als Hash gespeichertes Passwort, Unternehmensname, Branding-Materialien wie dein Logo und Einstellungen.
• Abrechnungsdaten. Coach-Abonnements werden über Stripe abgerechnet. Wir erhalten Abonnementstatus, Rechnungsdaten, Rechnungsland und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID. Vollständige Kartennummern verarbeitet Stripe. Sie gelangen niemals auf FitClients-Systeme und werden dort nicht gespeichert.
• Inhalte. Hochgeladene Trainingsprogramme, Übungsvideos, Ernährungspläne und sonstige Materialien sowie Nachrichten mit Kunden.
• Supportkommunikation. Nachrichten, die du per E-Mail oder über die Plattform mit uns austauschst.

3.3 Kunden der FitClients-App

• Konto und Identität. E-Mail-Adresse, Vorname, Profilbild, Zeitzone, Passwort, das vor Verlassen deines Geräts gehasht und auf unseren Servern als Hash gespeichert wird, sowie der mit deinem Konto verbundene Coach. Bei Anmeldung über Google oder Apple erhalten wir deine Google- oder Apple-Nutzer-ID, E-Mail-Adresse und deinen Vornamen.
• Einstiegsfragebogen. Geschlecht, Alter, Größe, aktuelles Gewicht, Zielgewicht, Fitnessziel, Aktivitätsniveau, Ernährungsform, Trainingshäufigkeit und gewünschte wöchentliche Gewichtsveränderung. Damit schätzen wir deine empfohlene Kalorienzufuhr.
• Erfasste Gesundheits- und Fitnessdaten. Gewichtsverlauf, Wasseraufnahme, Ernährungstagebucheinträge mit optionalen Essensfotos, abgeschlossene Workouts mit Dauer, geschätzten Kalorien und Intensität, Krafttrainingsprotokolle pro Übung mit Wiederholungen und Gewichten sowie erledigte Gewohnheiten.
• Daten verbundener Gesundheitsdienste. Mit deiner Erlaubnis liest die App Daten aus Apple HealthKit: Schrittzahl, aktive verbrannte Energie, Herzfrequenz, Ruheherzfrequenz, Herzfrequenzvariabilität, VO2 max, Workouts und Schlafanalyse; oder aus Android Health Connect: Schritte, verbrannte Kalorien, Trainingseinheiten und Schlaf. Diese Daten werden auf FitClients-Server hochgeladen, damit sie in deinen Dashboards angezeigt und mit deinem Coach geteilt werden können. Abschnitt 11 erläutert die dafür geltenden Regeln.
• Fotos, Medien und Sprache. Hochgeladene Fortschrittsfotos, dein Profilbild, Essensfotos zur Kalorienschätzung sowie Nachrichten mit deinem Coach, einschließlich Texten, Bildern, Videos und Sprachaufnahmen.
• Barcode-Scans. Wenn du ein Lebensmittelprodukt scannst, wird die Barcode-Nummer zur Produktsuche genutzt (Abschnitt 5). Produktname und Marke werden in deinem Ernährungstagebuch gespeichert.
• Käufe. App-Abonnements werden über den Apple App Store oder Google Play gekauft. Apple oder Google verarbeitet die Zahlung. Wir erhalten einen Beleg oder Kauf-Token zur Prüfung deines Abonnements. Deine Kartendaten erhalten wir niemals.
• Technische und Nutzungsdaten. App-Ereignisse wie aufgerufene Bildschirme, angetippte Schaltflächen und Anmeldemethode über Google Firebase Analytics; Absturz- und Fehlerberichte mit App-Version, Betriebssystem und fehlgeschlagener Anfrage über Sentry; dein Push-Benachrichtigungs-Token sowie Gerätesprache und Zeitzone.

4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf einer einschlägigen Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Die folgende Tabelle fasst Zwecke und Rechtsgrundlagen zusammen.

Purpose	Rechtsgrundlage
Creating and managing accounts, delivering the platform and app, and enabling coach–client messaging	Vertragserfüllung – Artikel 6(1)(b)
Processing health and fitness data for tracking, coaching, calorie estimation, and progress dashboards	Deine ausdrückliche Einwilligung – Artikel 9(2)(a), zusammen mit Artikel 6(1)(b)
KI-gestützte Lebensmittelanalyse und Produktsuche per Barcode	Vertragserfüllung – Artikel 6(1)(b); Einwilligung, soweit erforderlich
Abonnements, Abrechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerabwicklung	Performance of a contract – Article 6(1)(b); legal obligation – Article 6(1)(c), including the Latvian Accounting Law
Anfragen über die Website beantworten	Steps prior to entering a contract – Article 6(1)(b); legitimate interests – Article 6(1)(f)
App-Nutzung messen und verbessern	Berechtigte Interessen – Artikel 6(1)(f)
Websiteanalysen und Werbemessung mit Cookies	Deine Einwilligung – Artikel 6(1)(a)
Service- und Transaktions-E-Mails versenden	Vertragserfüllung – Artikel 6(1)(b)
Sicherheit, Missbrauchsprävention und Fehlerbehebung	Berechtigte Interessen – Artikel 6(1)(f)
Gesetzliche Pflichten und rechtmäßige Behördenanfragen erfüllen	Rechtliche Verpflichtung – Artikel 6(1)(c)

Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir geprüft, dass unser Interesse am Betrieb eines sicheren, zuverlässigen und sich verbessernden Dienstes deine Rechte und Freiheiten nicht überwiegt. Du kannst einer solchen Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 10).

5. KI-Funktionen und Barcode-Suche

Analyse von Essensfotos und Beschreibungen. Wenn du eine Mahlzeit fotografierst oder im Ernährungstagebuch beschreibst, senden unsere Server das Bild oder den Text an OpenAI. OpenAI liefert eine geschätzte Nährstoffzusammensetzung zurück. Nach unserer Vereinbarung mit OpenAI werden diese Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet.

Barcode-Suche. Beim Scannen eines Produktbarcodes wird die Nummer zur Identifizierung an OpenFoodFacts und UPCitemdb gesendet. Nur die Barcode-Nummer wird mit diesen Diensten geteilt.

Keine automatisierten Entscheidungen. FitClients trifft keine automatisierten Entscheidungen über dich mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Kalorien- und Nährwertschätzungen dienen der Information. Dein Coach kann deinen Plan jederzeit prüfen und anpassen.

6. Empfänger deiner Daten

Wir verkaufen oder teilen keine personenbezogenen Daten mit Datenhändlern. Neben deinem Coach als zentralem Empfänger des Dienstes geben wir Daten nur an Dienstleister weiter, die den Betrieb von FitClients unterstützen. Verträge begrenzen dabei die zulässige Nutzung.

Recipient	Purpose	Location
Dein Coach	Coaching – sees your profile, plans, logs, health metrics, progress photos, and messages	Standort des Coaches
Amazon Web Services	Hosting und Medienspeicherung	EU (Irland)
Google (Firebase)	App-Analysen, Anmeldung und Push-Benachrichtigungen	EU / USA
Google (Analytics und Ads)	Websiteanalysen und Werbemessung mit Cookies	EU / USA
Meta Platforms	Werbemessung auf der Website (Meta Pixel)	EU / USA
Stripe	Coach-Abonnementzahlungen und EU-Umsatzsteuerabwicklung	EU / USA
Apple und Google	Anmeldung und In-App-Käufe in der mobilen App	EU / USA
OpenAI	Analyse von Essensfotos und Beschreibungen. Wenn du eine Mahlzeit fotografierst oder im Ernährungstagebuch beschreibst, senden unsere Server das Bild oder den Text an OpenAI. OpenAI liefert eine geschätzte Nährstoffzusammensetzung zurück. Nach unserer Vereinbarung mit OpenAI werden diese Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet.	USA
OpenFoodFacts und UPCitemdb	Produktsuche per Barcode	EU (Frankreich) / USA
Sentry (Functional Software)	Absturz- und Fehlerberichte	USA
Twilio SendGrid	Versand von Transaktions-E-Mails	USA

Wir können personenbezogene Daten auch an professionelle Berater, Gerichte und Behörden weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Wenn FitClients an einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt ist, können personenbezogene Daten unter Beachtung dieser Erklärung als Teil der Transaktion übertragen werden.

7. Internationale Datenübermittlungen

Unsere Server und Medienspeicher liegen in der Europäischen Union, bei AWS in Irland. Einige Dienstleister aus Abschnitt 6 verarbeiten Daten in den USA, darunter Google, Meta Platforms, OpenAI, Sentry, Twilio SendGrid, UPCitemdb, Apple und die US-Gesellschaften von Stripe.

Bei Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nutzen wir DSGVO-anerkannte Garantien: einen Angemessenheitsbeschluss, etwa das EU–US Data Privacy Framework bei zertifizierten Empfängern, oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit gegebenenfalls zusätzlichen Maßnahmen. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien kannst du unter developer@fitclients.comanfordern.

8. Wie lange wir personenbezogene Daten speichern

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die beschriebenen Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Daten verbundener Gesundheitsdienste. Mit deiner Erlaubnis liest die App Daten aus Apple HealthKit: Schrittzahl, aktive verbrannte Energie, Herzfrequenz, Ruheherzfrequenz, Herzfrequenzvariabilität, VO2 max, Workouts und Schlafanalyse; oder aus Android Health Connect: Schritte, verbrannte Kalorien, Trainingseinheiten und Schlaf. Diese Daten werden auf FitClients-Server hochgeladen, damit sie in deinen Dashboards angezeigt und mit deinem Coach geteilt werden können. Abschnitt 11 erläutert die dafür geltenden Regeln.	Speicherdauer
Konto- und Profildaten von Coaches und Kunden	While your account is active, then deleted within 30 days of account deletion
Gesundheits- und Fitnessprotokolle, Fortschrittsfotos, Chatverlauf und Medien	Während dein Konto aktiv ist; Entfernung im Rahmen der Kontolöschung
Sicherungskopien	Innerhalb von 90 Tagen nach Löschung überschrieben oder gelöscht
Websiteanfragen über Kontakt- und Demoformulare	Bis zu 2 Jahre nach unserem letzten Austausch
Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen	5 Jahre gemäß dem lettischen Rechnungslegungsgesetz
Websiteanalysedaten (Google Analytics)	Bis zu 14 Monate
Absturz- und Fehlerberichte (Sentry)	90 Tage

Für die Speicherdauer berücksichtigen wir, wie lange Daten zur Vertragserfüllung benötigt werden, wie lange gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten und wie lange eine Einwilligung gültig bleibt, wenn sie die Rechtsgrundlage ist und keine andere greift.

9. Cookies und Website-Tracking

Cookies sind kleine Dateien, die beim Websitebesuch auf deinem Gerät abgelegt werden. Auf fitclients.com verwenden wir eigene und Drittanbieter-Cookies. Nicht notwendige Cookies setzen wir erst nach deiner Einwilligung über das Cookie-Banner. Dort kannst du deine Entscheidung jederzeit ändern oder widerrufen.

Category	Funktion	Basis
Notwendig	Keeps the site working – sessions, security, form submission, and remembering your cookie choices	Keine Einwilligung als Grundlage; für den Websitebetrieb erforderlich
Analyse	Google Analytics 4 measures visits, traffic sources, and how pages are used, in aggregated form. IP addresses are used briefly to derive approximate location and are not logged or stored by Google Analytics 4.	Einwilligung
Werbemessung auf der Website (Meta Pixel)	The Meta Pixel measures conversions from Meta ads and supports audience building. Google Ads tags measure conversions and enable remarketing.	Einwilligung

Für über das Meta Pixel erhobene und übermittelte Daten sind FitClients und Meta Platforms Ireland Limited in der Erhebungs- und Übermittlungsphase gemeinsam Verantwortliche. Für die anschließende Verarbeitung ist Meta eigenständig verantwortlich, wie in Metas Datenschutzrichtlinie beschrieben.

Cookies kannst du über unser Banner, deine Browsereinstellungen, das Google-Analytics-Deaktivierungs-Add-on, deine Google Ads-Einstellungen, Meta-Werbepräferenzen und youronlinechoices.eu steuern. Allgemeine Informationen findest du auf aboutcookies.org.

Die mobile FitClients-App zeigt keine Werbung und verwendet keine Cookies. App-Analysen werden in den Abschnitten 3.3 und 4 beschrieben.

10. Deine Rechte

Diese Rechte gelten für jede natürliche Person, deren Daten FitClients verarbeitet, unabhängig davon, ob sie über Website, App, E-Mail oder anderweitig bereitgestellt wurden. Nach der DSGVO hast du das Recht:

• kostenlos  Auskunft über deine personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung zu erhalten;
• unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen; die meisten Profil- und Protokolldaten kannst du direkt in der App bearbeiten;
• deine Daten löschen zu lassen,auch durch die Kontolöschung in der App nach Abschnitt 13;
• die Verarbeitung in den Fällen des Artikels 18 DSGVO einschränken zu lassen;
• deine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übermittelnzu lassen(Datenübertragbarkeit);
• der Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zu widersprechen;
• deine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung zu berühren. Abschnitt 11 erläutert dies für Gesundheitsdaten.

Zur Ausübung deiner Rechte developer@fitclients.comschreibe an . Vor der Herausgabe deiner Daten überprüfen wir deine Identität, damit sie nicht an andere gelangen. Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. Bei komplexen Anfragen oder zahlreichen Anträgen können wir die Frist um bis zu 2 weitere Monate verlängern. Darüber informieren wir dich innerhalb des ersten Monats.

Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren: in Lettland bei der staatlichen Datenschutzinspektion (Datu valsts inspekcija, dvi.gov.lv) oder bei der Behörde des EU-Mitgliedstaats, in dem du lebst oder arbeitest.

11. Gesundheitsdaten und verbundene Dienste

Viele Daten aus Abschnitt 3.3, etwa Körpergewicht, Ernährungstagebücher, Trainingsprotokolle, Herzfrequenz, Schlaf und Fortschrittsfotos, sind Gesundheitsdaten und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. Wir verarbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung in der App und ausschließlich für die hier beschriebenen Tracking-, Coaching- und Schätzfunktionen.

Die Verbindung mit Apple HealthKit oder Android Health Connect ist freiwillig. Bei einer Verbindung werden die Datenarten aus Abschnitt 3.3 auf FitClients-Server hochgeladen, damit sie in deinen Dashboards erscheinen und für deinen Coach sichtbar sind. Wir verwenden diese Daten nicht für Werbung, Marketing oder nutzungsbasiertes Data-Mining, verkaufen sie nicht und geben sie nur an deinen Coach und die in Abschnitt 6 genannten, weisungsgebundenen Auftragsverarbeiter weiter.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen: Entziehe HealthKit den Zugriff in den iPhone-Einstellungen unter Datenschutz & Sicherheit → Health, verwalte Berechtigungen in Health Connect auf Android oder stelle die Datenerfassung in FitClients ein. Du kannst auch einzelne Einträge oder dein gesamtes Konto löschen (Abschnitt 13).

12. Kinder

FitClients richtet sich nicht an Kinder. Für ein Konto musst du mindestens 16 Jahre alt sein. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16. Vermutest du, dass ein Kind uns Daten bereitgestellt hat, kontaktiere . developer@fitclients.comWir werden sie löschen.

13. Dein Konto löschen

Kunden können ihr Konto in der FitClients-App unter Einstellungen → Konto löschen entfernen. Profil, Gesundheits- und Fitnessprotokolle, Fortschrittsfotos, Chatverlauf und hochgeladene Medien werden innerhalb von 30 Tagen aus unseren Produktivsystemen entfernt. Sicherungskopien werden innerhalb von 90 Tagen gelöscht. Coaches können die Löschung ihres Kontos und developer@fitclients.comArbeitsbereichs unter beantragen. Beide Gruppen können auch unsere Seite zur Kontolöschungnutzen.

Einige Unterlagen werden gesetzlich bedingt länger aufbewahrt, etwa Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen nach den Fristen in Abschnitt 8.

14. Wie wir Daten schützen

Wir schützen personenbezogene Daten durch risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen unter Berücksichtigung des Stands der Technik und der Datenart. Der gesamte Verkehr zwischen App, Website und Servern ist bei der Übertragung verschlüsselt. Systemzugriffe werden mit signierten Tokens authentifiziert. Passwörter werden als Hash gespeichert und zusätzlich gehasht, bevor sie dein Gerät verlassen. Auf deinem Gerät liegen Anmeldedaten im sicheren Schlüsselbund des Betriebssystems. Daten und Medien werden bei AWS in der Europäischen Union gehostet. Zugriff haben nur befugte Personen, die ihn für den Dienstbetrieb benötigen.

Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollständig sicher. Führt eine Datenschutzverletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für deine Rechte und Freiheiten, informieren wir dich nach Möglichkeit direkt, veröffentlichen die Information auf unserer Website und melden den Vorfall gemäß DSGVO der Aufsichtsbehörde.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung wegen Änderungen unserer Verfahren, Funktionen oder gesetzlicher Anforderungen überarbeiten. Die aktuelle Fassung mit Aktualisierungsdatum steht stets auf dieser Seite. Beeinflusst eine Änderung die Verarbeitung deiner Daten wesentlich, informieren wir dich vor ihrem Inkrafttreten per App, E-Mail oder über einen anderen geeigneten Kanal.

16. Kontakt

Bei Fragen oder Anmerkungen zu dieser Erklärung oder zum Umgang mit deinen Daten schreibe an developer@fitclients.com oder postalisch an SIA FitClients, Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia. Abschnitt 10 nennt unsere Antwortfristen für Datenschutzanfragen.