Cette Politique de confidentialité explique comment FitClients traite les données personnelles lorsque vous consultez fitclients.com, utilisez la plateforme FitClients en tant que coach ou l’application mobile FitClients en tant que client d’un coach. Elle décrit également vos droits sur vos données et la manière de les exercer.

1. Qui nous sommes et comment nous contacter

Le responsable des traitements décrits dans cette politique, sauf indication contraire à la section 2, est SIA FitClients (« FitClients » ou « nous »), une société à responsabilité limitée immatriculée en République de Lettonie.

• Numéro d’immatriculation : 40203729651
• Numéro de TVA : LV40203729651
• Siège social : Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia
• Questions relatives à la confidentialité : developer@fitclients.com

FitClients traite les données personnelles conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »), ainsi qu’aux autres lois applicables en matière de vie privée et de protection des données.

2. Personnes concernées par cette politique et notre rôle

FitClients est utilisé par trois catégories de personnes. Nos rôles au titre du RGPD diffèrent légèrement selon la catégorie.

Visiteurs du site

Si vous consultez fitclients.com, envoyez un formulaire de contact ou de démonstration ou interagissez avec nos communications marketing, FitClients est responsable du traitement de ces données.

Coachs

Les coachs sont les coachs sportifs et entreprises de coaching qui s’abonnent à la plateforme FitClients. FitClients est responsable du traitement des données du compte coach, de facturation et d’utilisation.

Clients des coachs

Les clients sont les personnes qui s’entraînent avec un coach et utilisent l’application mobile FitClients. FitClients permet à votre coach de consulter et d’utiliser les données que vous enregistrez. Votre profil, vos plans d’entraînement, journaux d’entraînement et alimentaires, mesures de santé, photos de progression et messages sont visibles par le coach auquel vous êtes rattaché.

Pour ces données de coaching, votre coach détermine leur utilisation dans votre entraînement et agit comme responsable du traitement. FitClients les traite pour son compte en qualité de sous-traitant. Pour les données nécessaires au fonctionnement de l’application – compte, achats intégrés, analyses de l’application, sécurité et respect des obligations légales – FitClients agit comme responsable du traitement indépendant.

Pour toute question sur l’utilisation de vos données par votre coach, contactez-le directement. Vous pouvez toujours nous contacter : nous vous aiderons ou transmettrons votre demande à votre coach si nécessaire.

3. Données personnelles collectées

3.1 Visiteurs du site

• Formulaires. Lorsque vous envoyez un formulaire de contact, de démonstration ou commercial, nous collectons votre nom, adresse e-mail, les informations que vous choisissez de communiquer sur votre activité de coaching, par exemple le nombre de clients actifs, et votre message.
• Cookies et suivi. Avec votre consentement, nous collectons des données d’utilisation et publicitaires au moyen de cookies et de technologies similaires, décrits à la section 9.
• Journaux serveur. Notre infrastructure d’hébergement enregistre des données techniques, notamment les adresses IP, types de navigateurs et pages demandées, à des fins de sécurité et de résolution des problèmes.

3.2 Coachs

• Données du compte et de l’entreprise. Nom, adresse e-mail, mot de passe stocké sous forme hachée, nom de l’entreprise, éléments de marque tels que votre logo et paramètres.
• Facturation. Les abonnements des coachs sont facturés via Stripe. Nous recevons le statut de l’abonnement, les informations de facturation, le pays de facturation et, le cas échéant, le numéro de TVA. Les numéros complets de carte sont traités par Stripe et ne sont jamais transmis aux systèmes FitClients ni stockés sur ceux-ci.
• Contenus. Programmes d’entraînement, vidéos d’exercices, plans alimentaires et autres documents que vous importez, ainsi que vos messages avec les clients.
• Échanges avec l’assistance. Messages échangés avec nous par e-mail ou sur la plateforme.

3.3 Clients utilisant l’application FitClients

• Compte et identité. Adresse e-mail, prénom, photo de profil, fuseau horaire, mot de passe haché avant de quitter votre appareil et stocké sous forme hachée sur nos serveurs, et coach auquel votre compte est rattaché. Si vous vous connectez avec Google ou Apple, nous recevons votre identifiant utilisateur Google ou Apple, votre adresse e-mail et votre prénom.
• Questionnaire initial. Sexe, âge, taille, poids actuel, poids cible, objectif de forme physique, niveau d’activité, régime alimentaire, fréquence d’entraînement et variation de poids hebdomadaire souhaitée. Ces informations servent à estimer votre apport calorique recommandé.
• Données de santé et de forme physique enregistrées. Historique du poids, consommation d’eau, journal alimentaire avec photos facultatives des aliments, entraînements réalisés avec durée, calories estimées et intensité, relevés de musculation par exercice avec répétitions et charges, et réalisation des habitudes.
• Données issues des services de santé connectés. Avec votre autorisation, l’application lit les données d’Apple HealthKit : nombre de pas, énergie active dépensée, fréquence cardiaque, fréquence cardiaque au repos, variabilité de la fréquence cardiaque, VO2 max, entraînements et analyse du sommeil ; ou d’Android Health Connect : pas, calories dépensées, séances d’exercice et sommeil. Ces données sont transférées sur les serveurs FitClients pour être affichées dans vos tableaux de bord et partagées avec votre coach. La section 11 précise les règles applicables.
• Photos, médias et voix. Photos de progression importées, photo de profil, photos d’aliments destinées à l’estimation calorique et messages échangés avec votre coach, notamment textes, images, vidéos et enregistrements vocaux.
• Codes-barres. Lorsque vous scannez un produit alimentaire, son code-barres sert à rechercher le produit (section 5). Le nom et la marque du produit sont enregistrés dans votre journal alimentaire.
• Achats. Les abonnements à l’application sont achetés via l’Apple App Store ou Google Play. Apple ou Google traite le paiement. Nous recevons un reçu ou un jeton d’achat pour vérifier votre abonnement. Nous ne recevons jamais vos coordonnées de carte bancaire.
• Données techniques et d’utilisation. Événements d’utilisation tels que les écrans consultés, boutons touchés et méthode de connexion via Google Firebase Analytics ; rapports de plantage et d’erreur comprenant la version de l’application, le système d’exploitation et la requête ayant échoué via Sentry ; jeton de notifications push ; langue et fuseau horaire de votre appareil.

4. Finalités et bases juridiques du traitement

Nous traitons les données personnelles uniquement lorsqu’une base juridique prévue par le RGPD s’applique. Le tableau ci-dessous résume nos finalités et les bases correspondantes.

Purpose	Base juridique
Creating and managing accounts, delivering the platform and app, and enabling coach–client messaging	Exécution d’un contrat – article 6(1)(b)
Processing health and fitness data for tracking, coaching, calorie estimation, and progress dashboards	Votre consentement explicite – article 9(2)(a), conjointement avec l’article 6(1)(b)
Analyse alimentaire par IA et recherche de produits par code-barres	Exécution d’un contrat – article 6(1)(b) ; consentement lorsqu’il est requis
Abonnements, paiements, facturation et gestion de la TVA	Performance of a contract – Article 6(1)(b); legal obligation – Article 6(1)(c), including the Latvian Accounting Law
Réponse aux demandes envoyées sur le site	Steps prior to entering a contract – Article 6(1)(b); legitimate interests – Article 6(1)(f)
Mesure et amélioration de l’utilisation de l’application	Intérêts légitimes – article 6(1)(f)
Analyse du site et mesure publicitaire par cookies	Votre consentement – article 6(1)(a)
Envoi d’e-mails de service et transactionnels	Exécution d’un contrat – article 6(1)(b)
Sécurité, prévention des abus et résolution des problèmes	Intérêts légitimes – article 6(1)(f)
Respect des obligations légales et des demandes licites des autorités	Obligation légale – article 6(1)(c)

Lorsque nous invoquons nos intérêts légitimes, nous avons évalué que notre intérêt à exploiter un service sûr, fiable et en constante amélioration ne prévaut pas sur vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements fondés sur ces intérêts (section 10).

5. Fonctions d’IA et recherches par code-barres

Analyse des photos et descriptions alimentaires. Lorsque vous photographiez un repas ou le décrivez dans le journal alimentaire, l’image ou le texte est envoyé depuis nos serveurs à OpenAI, qui renvoie une estimation de sa composition nutritionnelle. Conformément à notre accord avec OpenAI, ces données ne servent pas à entraîner ses modèles.

Recherches par code-barres. Lorsque vous scannez le code-barres d’un produit, son numéro est envoyé à OpenFoodFacts et UPCitemdb pour identifier le produit. Seul ce numéro est partagé avec ces services.

Absence de décision automatisée. FitClients ne prend aucune décision automatisée vous concernant produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires. Les estimations caloriques et nutritionnelles sont informatives. Votre coach peut réexaminer et adapter votre plan à tout moment.

6. Destinataires de vos données

Nous ne vendons ni ne partageons de données personnelles avec des courtiers en données. Outre votre coach, destinataire central du service, nous partageons les données uniquement avec les prestataires qui nous aident à faire fonctionner FitClients, dans le cadre de contrats limitant leur utilisation.

Recipient	Purpose	Location
Votre coach	Coaching – sees your profile, plans, logs, health metrics, progress photos, and messages	Lieu où se trouve le coach
Amazon Web Services	Hébergement et stockage des médias	UE (Irlande)
Google (Firebase)	Analyse de l’application, connexion et notifications push	UE / États-Unis
Google (Analytics et Ads)	Analyse du site et mesure publicitaire par cookies	UE / États-Unis
Meta Platforms	Mesure publicitaire sur le site (Meta Pixel)	UE / États-Unis
Stripe	Paiement des abonnements des coachs et gestion de la TVA dans l’UE	UE / États-Unis
Apple et Google	Connexion et achats intégrés dans l’application mobile	UE / États-Unis
OpenAI	Analyse des photos et descriptions alimentaires. Lorsque vous photographiez un repas ou le décrivez dans le journal alimentaire, l’image ou le texte est envoyé depuis nos serveurs à OpenAI, qui renvoie une estimation de sa composition nutritionnelle. Conformément à notre accord avec OpenAI, ces données ne servent pas à entraîner ses modèles.	États-Unis
OpenFoodFacts et UPCitemdb	Recherche de produits par code-barres	UE (France) / États-Unis
Sentry (Functional Software)	Rapports de plantage et d’erreur	États-Unis
Twilio SendGrid	Envoi d’e-mails transactionnels	États-Unis

Nous pouvons également communiquer des données personnelles à des conseillers professionnels, tribunaux et autorités publiques lorsque la loi l’exige ou lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice. En cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’actifs impliquant FitClients, les données personnelles peuvent être transférées dans le cadre de l’opération, sous réserve de cette politique.

7. Transferts internationaux de données

Nos serveurs et notre stockage de médias sont situés dans l’Union européenne, chez AWS en Irlande. Certains prestataires de la section 6 traitent des données aux États-Unis, notamment Google, Meta Platforms, OpenAI, Sentry, Twilio SendGrid, UPCitemdb, Apple et les entités américaines de Stripe.

Pour les transferts hors de l’Espace économique européen, nous utilisons les garanties reconnues par le RGPD : décision d’adéquation, comme le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le destinataire est certifié, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties si nécessaire de mesures complémentaires. Vous pouvez demander une copie des garanties concernées à developer@fitclients.com.

8. Durée de conservation des données personnelles

Nous conservons les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités décrites ou imposée par la loi.

Données issues des services de santé connectés. Avec votre autorisation, l’application lit les données d’Apple HealthKit : nombre de pas, énergie active dépensée, fréquence cardiaque, fréquence cardiaque au repos, variabilité de la fréquence cardiaque, VO2 max, entraînements et analyse du sommeil ; ou d’Android Health Connect : pas, calories dépensées, séances d’exercice et sommeil. Ces données sont transférées sur les serveurs FitClients pour être affichées dans vos tableaux de bord et partagées avec votre coach. La section 11 précise les règles applicables.	Durée de conservation
Données de compte et de profil des coachs et clients	While your account is active, then deleted within 30 days of account deletion
Journaux de santé et de forme physique, photos de progression, historique des discussions et médias	Pendant l’activité du compte ; supprimés avec le compte
Copies de sauvegarde	Écrasées ou purgées dans les 90 jours suivant la suppression
Demandes sur le site : formulaires de contact et de démonstration	Jusqu’à 2 ans après notre dernier échange
Factures et documents comptables	5 ans, conformément à la loi lettone sur la comptabilité
Données d’analyse du site (Google Analytics)	Jusqu’à 14 mois
Rapports de plantage et d’erreur (Sentry)	90 jours

Nous déterminons les durées de conservation selon le temps nécessaire à l’exécution du contrat, la durée des obligations de conservation légales et réglementaires, et la validité du consentement lorsque celui-ci constitue la base juridique et qu’aucune autre base ne s’applique.

9. Cookies et suivi sur le site

Les cookies sont de petits fichiers placés sur votre appareil lors de la visite d’un site. Sur fitclients.com, nous utilisons des cookies internes et tiers. Les cookies non essentiels ne sont déposés qu’après votre consentement via la bannière. Vous pouvez y modifier ou retirer votre choix à tout moment.

Category	Fonction	Basis
Essentiels	Keeps the site working – sessions, security, form submission, and remembering your cookie choices	Sans recours au consentement ; nécessaires au fonctionnement du site
Analyse	Google Analytics 4 measures visits, traffic sources, and how pages are used, in aggregated form. IP addresses are used briefly to derive approximate location and are not logged or stored by Google Analytics 4.	Consentement
Mesure publicitaire sur le site (Meta Pixel)	The Meta Pixel measures conversions from Meta ads and supports audience building. Google Ads tags measure conversions and enable remarketing.	Consentement

Pour les données collectées et transmises via le Meta Pixel, FitClients et Meta Platforms Ireland Limited sont responsables conjoints de la collecte et de la transmission. Meta est responsable de manière indépendante du traitement ultérieur, comme indiqué dans sa Politique de confidentialité.

Vous pouvez gérer les cookies via notre bannière, les paramètres de votre navigateur, le module de désactivation de Google Analytics, vos paramètres Google Ads, vos préférences publicitaires Meta et youronlinechoices.eu. Des informations générales sont disponibles sur aboutcookies.org.

L’application mobile FitClients n’affiche pas de publicité et n’utilise pas de cookies. Les analyses de l’application sont décrites aux sections 3.3 et 4.

10. Vos droits

Ces droits s’appliquent à toute personne physique dont FitClients traite les données, quelle que soit la manière dont elles ont été fournies : site, application, e-mail ou autre. Le RGPD vous donne le droit :

• d’accéder gratuitement à vos données personnelles et d’obtenir des informations sur leur traitement ;
• de faire rectifier les données inexactes ou incomplètes ; la plupart des données du profil et des journaux sont modifiables directement dans l’application ;
• de faire effacer vos données, notammentpar la suppression du compte dans l’application décrite à la section 13 ;
• de limiter le traitement dans les situations prévues à l’article 18 du RGPD ;
• de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les faire transmettre à un autre responsable du traitement :portabilité des données;
• de vous opposer aux traitements fondés sur nos intérêts légitimes ;
• de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité des traitements antérieurs au retrait. La section 11 explique la procédure pour les données de santé.

Pour exercer ces droits, écrivez developer@fitclients.comà . Nous vérifierons votre identité avant de communiquer vos données, afin de ne pas les divulguer à une autre personne. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. En cas de demande complexe ou de demandes nombreuses, nous pouvons prolonger ce délai de 2 mois au maximum et vous en informerons dans le premier mois.

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : en Lettonie, l’Inspection nationale des données (Datu valsts inspekcija, dvi.gov.lv), ou l’autorité de l’État membre de l’UE où vous vivez ou travaillez.

11. Données de santé et services connectés

Une grande partie des données de la section 3.3 – poids, journaux alimentaires, entraînements, fréquence cardiaque, sommeil et photos de progression – sont des données de santé, catégorie particulière de données personnelles au titre de l’article 9 du RGPD. Nous les traitons uniquement avec votre consentement explicite donné dans l’application et pour fournir les fonctions de suivi, de coaching et d’estimation décrites.

La connexion à Apple HealthKit ou Android Health Connect est facultative. En cas de connexion, les données de la section 3.3 sont transférées sur les serveurs FitClients pour figurer dans vos tableaux de bord et être visibles par votre coach. Nous n’utilisons pas ces données pour la publicité, le marketing ou l’exploration de données fondée sur l’usage. Nous ne les vendons pas et ne les partageons avec aucun tiers autre que votre coach et les sous-traitants de la section 6 agissant sur nos instructions.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment : révoquez l’accès à HealthKit dans Réglages → Confidentialité et sécurité → Santé sur votre iPhone, gérez les autorisations dans Health Connect sur Android ou cessez d’enregistrer des données dans FitClients. Vous pouvez aussi supprimer des entrées individuelles ou l’ensemble de votre compte (section 13).

12. Enfants

FitClients ne s’adresse pas aux enfants. Vous devez avoir au moins 16 ans pour créer un compte. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a fourni des données, developer@fitclients.comcontactez et nous les supprimerons.

13. Suppression du compte

Les clients peuvent supprimer leur compte dans l’application FitClients via Paramètres → Supprimer le compte. Votre profil, journaux de santé et de forme physique, photos de progression, historique des discussions et médias importés sont supprimés de nos systèmes de production dans les 30 jours ; les sauvegardes sont purgées dans les 90 jours. Les coachs peuvent demander la suppression de leur compte et developer@fitclients.comespace de travail à . Clients et coachs peuvent aussi utiliser notre page de suppression de compte.

Certains documents sont conservés plus longtemps lorsque la loi l’impose, par exemple les factures et documents comptables selon les délais de la section 8.

14. Protection des données

Nous protégeons les données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, compte tenu de l’état de l’art et de la nature des données. Tous les échanges entre l’application, le site et nos serveurs sont chiffrés en transit. L’accès aux systèmes est authentifié par des jetons signés ; les mots de passe sont stockés sous forme hachée et également hachés avant de quitter votre appareil. Les identifiants sont conservés dans le trousseau sécurisé du système d’exploitation de votre appareil. Les données et médias sont hébergés chez AWS dans l’Union européenne. L’accès aux données est limité au personnel autorisé qui en a besoin pour exploiter le service.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement sûre. Si une violation de données présente probablement un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous informerons directement dans la mesure du possible, publierons l’information sur notre site et notifierons l’autorité de contrôle conformément au RGPD.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons réviser cette politique pour refléter l’évolution de nos pratiques, fonctions ou obligations légales. La version actuelle et sa date de dernière mise à jour sont toujours publiées sur cette page. Si une modification affecte substantiellement le traitement de vos données, nous vous informerons dans l’application, par e-mail ou par un autre canal approprié avant son entrée en vigueur.

16. Contact

Pour toute question ou remarque sur cette politique ou le traitement de vos données personnelles, contactez ou écrivez à developer@fitclients.com SIA FitClients, Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia. La section 10 précise nos délais de réponse aux demandes relatives à la confidentialité.