Dit privacybeleid legt uit hoe FitClients persoonsgegevens verwerkt wanneer je fitclients.com bezoekt, het FitClients-platform als coach gebruikt of de mobiele FitClients-app gebruikt als klant van een coach. Het beschrijft ook je rechten met betrekking tot je gegevens en hoe je deze kunt uitoefenen.

1. Wie wij zijn en hoe je contact met ons opneemt

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerking, behalve waar artikel 2 anders aangeeft, is SIA FitClients (hierna ‘FitClients’, ‘wij’ of ‘ons’), een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid die is geregistreerd in de Republiek Letland.

• Registratienummer: 40203729651
• Btw-nummer: LV40203729651
• Statutair adres: Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia
• Privacyvragen: developer@fitclients.com

Bij de verwerking van persoonsgegevens voldoet FitClients aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de ‘AVG’), en aan andere toepasselijke wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming.

2. Voor wie dit beleid geldt en onze rol

FitClients wordt door drie groepen mensen gebruikt. Onze rollen onder de AVG verschillen enigszins per groep.

Websitebezoekers

Als je fitclients.com bezoekt, een contact- of demoformulier invult of interactie hebt met onze marketing, is FitClients de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens.

Coaches

Coaches zijn personal trainers en coachingbedrijven met een abonnement op het FitClients-platform. Voor gegevens over het coachaccount, facturatie en gebruik is FitClients de verwerkingsverantwoordelijke.

Klanten van coaches

Klanten zijn mensen die trainen met een coach en de mobiele FitClients-app gebruiken. FitClients is zo ontworpen dat je coach de gegevens die je vastlegt kan bekijken en gebruiken. Je profiel, trainingsplannen, trainings- en voedingslogboeken, gezondheidsmetingen, voortgangsfoto’s en berichten zijn zichtbaar voor de coach aan wie je bent gekoppeld.

Voor deze coachinggegevens bepaalt je coach hoe ze bij je training worden gebruikt en treedt die op als verwerkingsverantwoordelijke. FitClients verwerkt ze namens de coach als verwerker. Voor gegevens die nodig zijn om de app zelf te laten functioneren – je account, in-appaankopen, appanalyses, beveiliging en naleving van wettelijke verplichtingen – treedt FitClients op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.

Heb je vragen over het gebruik van je gegevens door je coach, neem dan rechtstreeks contact op met je coach. Je kunt altijd contact met ons opnemen. We helpen je of sturen je verzoek waar nodig door naar je coach.

3. Persoonsgegevens die we verzamelen

3.1 Websitebezoekers

• Formulieren. Wanneer je een contact-, demo- of verkoopformulier indient, verzamelen we je naam, e-mailadres, de informatie die je over je coachingbedrijf wilt delen (bijvoorbeeld hoeveel actieve klanten je hebt) en je bericht.
• Cookies en tracking. Met je toestemming verzamelen we gebruiks- en advertentiegegevens via cookies en vergelijkbare technologieën, zoals beschreven in artikel 9.
• Serverlogboeken. Onze hostinginfrastructuur registreert technische gegevens, zoals IP-adressen, browsertypen en opgevraagde pagina’s, voor beveiliging en probleemoplossing.

3.2 Coaches

• Account- en bedrijfsgegevens. Naam, e-mailadres, wachtwoord (opgeslagen als hash), bedrijfsnaam, merkmateriaal zoals je logo en instellingen.
• Facturatiegegevens. Abonnementen voor coaches worden via Stripe gefactureerd. We ontvangen je abonnementsstatus, factuurgegevens, facturatieland en, indien van toepassing, btw-nummer. Volledige kaartnummers worden door Stripe verwerkt en bereiken de systemen van FitClients nooit en worden daar niet opgeslagen.
• Inhoud. Trainingsprogramma’s, oefenvideo’s, voedingsplannen en andere materialen die je uploadt, plus je berichten met klanten.
• Supportcommunicatie. Berichten die je met ons uitwisselt via e-mail of het platform.

3.3 Klanten die de FitClients-app gebruiken

• Account en identiteit. E-mailadres, voornaam, profielfoto, tijdzone, wachtwoord (omgezet in een hash voordat het je apparaat verlaat en als hash op onze servers opgeslagen) en de coach waaraan je account is gekoppeld. Als je je aanmeldt met Google of Apple, ontvangen we je Google- of Apple-gebruikers-ID, e-mailadres en voornaam.
• Startvragenlijst. Geslacht, leeftijd, lengte, huidig gewicht, streefgewicht, fitnessdoel, activiteitsniveau, voedingspatroon, trainingsfrequentie en gewenste wekelijkse gewichtsverandering. We gebruiken dit om je aanbevolen calorie-inname te schatten.
• Gezondheids- en fitnessgegevens die je vastlegt. Gewichtsgeschiedenis, waterinname, voedingsdagboekgegevens met optionele foto’s van eten, voltooide trainingen (inclusief duur, geschatte calorieën en intensiteit), krachttrainingsgegevens per oefening (herhalingen en gewichten) en voltooide gewoonten.
• Gegevens uit gekoppelde gezondheidsdiensten. Met je toestemming leest de app gegevens uit Apple HealthKit (stappen, verbruikte actieve energie, hartslag, rusthartslag, hartslagvariabiliteit, VO2 max, trainingen en slaapanalyse) of Android Health Connect (stappen, verbrande calorieën, trainingssessies en slaap). Deze gegevens worden naar de servers van FitClients geüpload om in je dashboards te worden getoond en met je coach te worden gedeeld. Artikel 11 beschrijft de regels die we op deze gegevens toepassen.
• Foto’s, media en spraak. Voortgangsfoto’s die je uploadt, je profielfoto, foto’s van eten voor calorieschattingen en berichten die je met je coach uitwisselt, waaronder tekst, afbeeldingen, video’s en spraakopnamen.
• Barcodescans. Wanneer je een voedingsproduct scant, gebruiken we het barcodenummer om het product op te zoeken (zie artikel 5). De productnaam en het merk worden in je voedingsdagboek opgeslagen.
• Aankopen. Appabonnementen worden via de Apple App Store of Google Play gekocht. Apple of Google verwerkt de betaling. Wij ontvangen een betalingsbewijs of aankooptoken om je abonnement te verifiëren. We ontvangen nooit je kaartgegevens.
• Technische en gebruiksgegevens. Gebeurtenissen in de app, zoals bekeken schermen, aangetikte knoppen en aanmeldmethode (via Google Firebase Analytics); crash- en foutrapporten met appversie, besturingssysteem en het mislukte verzoek (via Sentry); je pushmeldingtoken; en de taal en tijdzone van je apparaat.

4. Waarom we gegevens verwerken en op welke rechtsgrond

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer een rechtsgrond onder de AVG van toepassing is. De onderstaande tabel vat onze doeleinden en bijbehorende rechtsgronden samen.

Purpose	Rechtsgrond
Creating and managing accounts, delivering the platform and app, and enabling coach–client messaging	Uitvoering van een overeenkomst – artikel 6(1)(b)
Processing health and fitness data for tracking, coaching, calorie estimation, and progress dashboards	Je uitdrukkelijke toestemming – artikel 9(2)(a), samen met artikel 6(1)(b)
Voedingsanalyse met AI en producten opzoeken via barcodes	Uitvoering van een overeenkomst – artikel 6(1)(b); toestemming waar vereist
Abonnementen, betalingen, facturatie en btw-verwerking	Performance of a contract – Article 6(1)(b); legal obligation – Article 6(1)(c), including the Latvian Accounting Law
Vragen beantwoorden die via de website zijn ingediend	Steps prior to entering a contract – Article 6(1)(b); legitimate interests – Article 6(1)(f)
Appgebruik meten en verbeteren	Gerechtvaardigde belangen – artikel 6(1)(f)
Websiteanalyse en advertentiemeting (cookies)	Je toestemming – artikel 6(1)(a)
Service- en transactionele e-mails versturen	Uitvoering van een overeenkomst – artikel 6(1)(b)
Beveiliging, misbruikpreventie en probleemoplossing	Gerechtvaardigde belangen – artikel 6(1)(f)
Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechtmatige verzoeken van autoriteiten	Wettelijke verplichting – artikel 6(1)(c)

Wanneer we ons op gerechtvaardigde belangen beroepen, hebben we beoordeeld dat ons belang bij een veilige, betrouwbare en steeds betere dienst niet zwaarder weegt dan je rechten en vrijheden. Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen (zie artikel 10).

5. AI-functies en opzoeken via barcodes

Analyse van voedingsfoto’s en beschrijvingen. Wanneer je een maaltijd fotografeert of in het voedingsdagboek beschrijft, sturen onze servers de afbeelding of tekst naar OpenAI. OpenAI retourneert een geschatte voedingswaardeverdeling. Volgens onze overeenkomst met OpenAI worden deze gegevens niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen.

Opzoeken via barcodes. Wanneer je een productbarcode scant, wordt het barcodenummer naar OpenFoodFacts en UPCitemdb gestuurd om het product te identificeren. Alleen het barcodenummer wordt met deze diensten gedeeld.

Geen geautomatiseerde besluitvorming. FitClients neemt geen geautomatiseerde beslissingen over je die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Calorie- en voedingsschattingen zijn uitsluitend informatief. Je coach kan je plan op elk moment beoordelen en aanpassen.

6. Wie je gegevens ontvangt

We verkopen of delen geen persoonsgegevens met gegevenshandelaren. Naast je coach, de centrale ontvanger waarop de dienst is gericht, delen we persoonsgegevens alleen met dienstverleners die ons helpen FitClients te laten functioneren, op basis van overeenkomsten die hun gebruik ervan beperken.

Recipient	Purpose	Location
Je coach	Coaching – sees your profile, plans, logs, health metrics, progress photos, and messages	De eigen locatie van je coach
Amazon Web Services	Hosting en mediaopslag	EU (Ierland)
Google (Firebase)	Appanalyse, aanmelden en pushmeldingen	EU / VS
Google (Analytics en Ads)	Websiteanalyse en advertentiemeting (cookies)	EU / VS
Meta Platforms	Advertentiemeting op de website (Meta Pixel)	EU / VS
Stripe	Abonnementsbetalingen van coaches en EU-btw-verwerking	EU / VS
Apple en Google	Aanmelden en in-appaankopen in de mobiele app	EU / VS
OpenAI	Analyse van voedingsfoto’s en beschrijvingen. Wanneer je een maaltijd fotografeert of in het voedingsdagboek beschrijft, sturen onze servers de afbeelding of tekst naar OpenAI. OpenAI retourneert een geschatte voedingswaardeverdeling. Volgens onze overeenkomst met OpenAI worden deze gegevens niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen.	VS
OpenFoodFacts en UPCitemdb	Producten opzoeken via barcodes	EU (Frankrijk) / VS
Sentry (Functional Software)	Crash- en foutrapportage	VS
Twilio SendGrid	Verzending van transactionele e-mails	VS

We kunnen persoonsgegevens ook verstrekken aan professionele adviseurs, rechtbanken en overheidsinstanties wanneer de wet dit vereist of wanneer dit nodig is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Als FitClients betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, kunnen persoonsgegevens als onderdeel van die transactie worden overgedragen, met inachtneming van dit beleid.

7. Internationale gegevensdoorgiften

Onze servers en mediaopslag bevinden zich in de Europese Unie (AWS, Ierland). Sommige in artikel 6 genoemde dienstverleners verwerken gegevens in de Verenigde Staten, waaronder Google, Meta Platforms, OpenAI, Sentry, Twilio SendGrid, UPCitemdb, Apple en de Amerikaanse entiteiten van Stripe.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebruiken we door de AVG erkende waarborgen: een adequaatheidsbesluit, zoals het EU–US Data Privacy Framework als de ontvanger gecertificeerd is, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig met aanvullende maatregelen. Je kunt een kopie van de relevante waarborgen opvragen via developer@fitclients.com.

8. Hoelang we persoonsgegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor de in dit beleid beschreven doeleinden of zolang de wet dit vereist.

Gegevens uit gekoppelde gezondheidsdiensten. Met je toestemming leest de app gegevens uit Apple HealthKit (stappen, verbruikte actieve energie, hartslag, rusthartslag, hartslagvariabiliteit, VO2 max, trainingen en slaapanalyse) of Android Health Connect (stappen, verbrande calorieën, trainingssessies en slaap). Deze gegevens worden naar de servers van FitClients geüpload om in je dashboards te worden getoond en met je coach te worden gedeeld. Artikel 11 beschrijft de regels die we op deze gegevens toepassen.	Bewaartermijn
Account- en profielgegevens van coaches en klanten	While your account is active, then deleted within 30 days of account deletion
Gezondheids- en fitnesslogboeken, voortgangsfoto’s, chatgeschiedenis en media	Zolang je account actief is; verwijderd bij het verwijderen van het account
Back-ups	Overschreven of gewist binnen 90 dagen na verwijdering
Websitevragen via contact- en demoformulieren	Tot 2 jaar na ons laatste contact
Facturen en boekhoudgegevens	5 jaar, zoals vereist door de Letse boekhoudwet
Websiteanalysegegevens (Google Analytics)	Tot 14 maanden
Crash- en foutrapporten (Sentry)	90 dagen

Bij het bepalen van bewaartermijnen kijken we hoelang gegevens nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met je, hoelang een wettelijke bewaarplicht geldt en hoelang toestemming geldig blijft wanneer toestemming de rechtsgrond is en er geen andere rechtsgrond geldt.

9. Cookies en tracking op de website

Cookies zijn kleine bestanden die op je apparaat worden geplaatst wanneer je een website bezoekt. Op fitclients.com gebruiken we eigen cookies en cookies van derden. Niet-noodzakelijke cookies worden pas geplaatst nadat je via de cookiebanner toestemming hebt gegeven. Je kunt je keuze daar op elk moment wijzigen of intrekken.

Category	Functie	Basis
Noodzakelijk	Keeps the site working – sessions, security, form submission, and remembering your cookie choices	Niet gebaseerd op toestemming; nodig voor de werking van de website
Analyse	Google Analytics 4 measures visits, traffic sources, and how pages are used, in aggregated form. IP addresses are used briefly to derive approximate location and are not logged or stored by Google Analytics 4.	Toestemming
Advertentiemeting op de website (Meta Pixel)	The Meta Pixel measures conversions from Meta ads and supports audience building. Google Ads tags measure conversions and enable remarketing.	Toestemming

Voor gegevens die via de Meta Pixel worden verzameld en verzonden, zijn FitClients en Meta Platforms Ireland Limited gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de verzamel- en verzendfase. Meta is zelfstandig verantwoordelijk voor de verdere verwerking, zoals beschreven in het privacybeleid van Meta.

Je kunt cookies op verschillende manieren beheren: via onze cookiebanner, je browserinstellingen, de afmeldbrowseradd-on van Google Analytics, je Google Ads-instellingen, je advertentievoorkeuren bij Meta en via youronlinechoices.eu. Algemene informatie over cookies vind je op aboutcookies.org.

De mobiele FitClients-app toont geen advertenties en gebruikt geen cookies. Appanalyses worden beschreven in artikelen 3.3 en 4.

10. Je rechten

Deze rechten gelden voor elke natuurlijke persoon van wie FitClients persoonsgegevens verwerkt, ongeacht hoe die gegevens zijn verstrekt: via de website, de app, e-mail of anderszins. Onder de AVG heb je het recht:

• om kosteloos inzage in je persoonsgegevens en informatie over de verwerking ervan te krijgen;
• om onjuiste of onvolledige gegevens te laten rectificeren; de meeste profiel- en logboekgegevens kun je rechtstreeks in de app bewerken;
• om je gegevens te latenwissen, ook via de in artikel 13 beschreven accountverwijdering in de app;
• om de verwerking te beperken in de situaties van artikel 18 van de AVG;
• om je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke telaten overdragen(gegevensoverdraagbaarheid);
• om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen;
• om je toestemming op elk moment in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Artikel 11 beschrijft hoe dit voor gezondheidsgegevens werkt.

Stuur een e-mail naar om developer@fitclients.comdeze rechten uit te oefenen. We verifiëren je identiteit voordat we je persoonsgegevens verstrekken, zodat je informatie niet aan iemand anders wordt verstrekt. We reageren binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken kunnen we deze termijn met maximaal 2 maanden verlengen. We informeren je daarover binnen de eerste maand.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: in Letland de Data State Inspectorate (Datu valsts inspekcija, dvi.gov.lv), of de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat waar je woont of werkt.

11. Gezondheidsgegevens en gekoppelde diensten

Veel gegevens uit artikel 3.3, zoals lichaamsgewicht, voedingsdagboeken, trainingslogboeken, hartslag, slaap en voortgangsfoto’s, zijn gezondheidsgegevens: een bijzondere categorie persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG. We verwerken deze uitsluitend met je uitdrukkelijke toestemming in de app, en alleen voor de in dit beleid beschreven registratie-, coaching- en schattingsfuncties.

Apple HealthKit of Android Health Connect koppelen is optioneel. Bij koppeling worden de in artikel 3.3 genoemde gegevens naar de servers van FitClients geüpload om in je dashboards en voor je coach zichtbaar te zijn. We gebruiken gegevens uit Apple HealthKit of Android Health Connect niet voor advertenties, marketing of gebruiksgerichte datamining. We verkopen deze niet en delen ze niet met andere derden dan je coach en de in artikel 6 genoemde verwerkers die op onze instructies handelen.

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken: trek toegang tot HealthKit in via Instellingen → Privacy en beveiliging → Gezondheid op je iPhone, beheer machtigingen in de Health Connect-app op Android of stop met gegevens vastleggen in FitClients. Je kunt ook afzonderlijke registraties in de app wissen of je hele account verwijderen (artikel 13).

12. Kinderen

FitClients is niet gericht op kinderen. Je moet minimaal 16 jaar zijn om een FitClients-account aan te maken. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als je vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op via . developer@fitclients.comWe zullen deze gegevens verwijderen.

13. Je account verwijderen

Klanten kunnen hun account rechtstreeks verwijderen in de FitClients-app via Instellingen → Account verwijderen. Bij accountverwijdering worden je profiel, gezondheids- en fitnesslogboeken, voortgangsfoto’s, chatgeschiedenis en geüploade media binnen 30 dagen uit onze productiesystemen verwijderd. Back-ups worden binnen 90 dagen gewist. Coaches kunnen verwijdering van hun account en werkruimte aanvragen via . Zowel developer@fitclients.comklanten als coaches kunnen ook een verzoek indienen op onze pagina voor accountverwijdering.

Sommige gegevens worden langer bewaard wanneer de wet dat vereist, bijvoorbeeld facturen en boekhoudgegevens volgens de bewaartermijnen in artikel 8.

14. Hoe we gegevens beschermen

We beschermen persoonsgegevens met technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de gegevens. Alle communicatie tussen de app, website en onze servers is tijdens verzending versleuteld. Toegang tot onze systemen wordt geauthenticeerd met ondertekende tokens. Wachtwoorden worden als hash opgeslagen en bovendien gehasht voordat ze je apparaat verlaten. Op je apparaat worden aanmeldgegevens in de beveiligde sleutelhanger van het besturingssysteem bewaard. Gegevens en media worden bij AWS in de Europese Unie gehost. Alleen bevoegde medewerkers die deze nodig hebben om de dienst te laten functioneren, hebben toegang tot persoonsgegevens.

Geen enkele verzend- of opslagmethode is volledig veilig. Als een persoonsgegevenslek waarschijnlijk een hoog risico voor je rechten en vrijheden oplevert, stellen we je waar mogelijk rechtstreeks op de hoogte, publiceren we de informatie op onze website en melden we het lek bij de toezichthoudende autoriteit zoals vereist door de AVG.

15. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen vanwege wijzigingen in onze werkwijze, functies of wettelijke eisen. De actuele versie met de datum ‘Laatst bijgewerkt’ staat altijd op deze pagina. Als een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de verwerking van je persoonsgegevens, informeren we je via de app, e-mail of een ander geschikt kanaal voordat de wijziging ingaat.

16. Contact

Heb je vragen of opmerkingen over dit beleid of de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact op via developer@fitclients.com of per post met SIA FitClients, Beberbeku Street 46, Riga, LV-1029, Latvia. Artikel 10 beschrijft de termijnen voor onze antwoorden op privacyverzoeken.